Отдел внедрения изнутри. Как у кого устроена работа.

[Константин!]

Добрый день Коллеги! Очень интересует ваш опыт организации работы группы программистов по внедрению и поддержке navision.
Расскажу о том как это работает у нас и какие проблемы у нас возникают.
В штате 4 программиста, руководитель группы программистов - (это я), 1 консультант, 1 консультант - руководитель проекта и 1 директор.

В работе 6 проектов:
1 проект это новое внедрение, на стадии завершения
3 проекта на тех поддержке
1 проект тех поддержка + разработка крупных модулей (отдельные проекты)
1 проект по любви (Сами на навике работаем)

Для каждого клиента организован отдельный интернет портал на sharepoint где они заносят нам задачи на разработку, проставляют срочность и тд.В портале ведется переписка разработчика с клиентом по конкретным задачам.У нас это работает только на проекты с тех поддержкой и иногда в конечной стадии внедрения когда необходимо с клиента собрать финальный список хотелок. Ежемесячно по порталу клиенту предоставляется отчет по выполненным задачам.

Задачи программистам могут поступать:
1)от руководителя группы программистов
2) от консультантов
3) от сотрудников клиента по телефону
4) от клиентов в портале
5) прибегает директор и кричит, "надо сделать срочно иначе все пропало".

В результате мне как руководителю группы , отследить и упорядочить работу практически не возможно. Иногда не понятно, что делает каждый программист и когда он должен закончить работу. Если не нагрузить программиста задачами по самые уши, как только он закончит текущею задачу, не зачто не скажет что он закончил и будет бездельничать.А чтобы грамотно поставить задачу на весь день, мне нужно весь предыдущей день готовить тз В результате производительность отдела падает.Если же тз ставить на лету, то результат который выдаст программист, не всегда будет устраивать.
Я как руководитель группы совмещаю в себе консультанта и в офисе сижу в лучшем случае пол дня, остальные пол дня у клиента, обсуждаю технические стороны новых крупных задач. Если меня нет в офисе, работа у программистов почему замедляется )

Пытаемся начать работать по следующей схеме.
Вечер предыдущего дня: руководитель группы подготавливает список задач на следующий день для каждого программиста.
Утро текущего дня: совещание с программистами , на котором перед каждым ставится объем работ на день.
Заявки полученные в течение дня копятся для анализа руководителем вечером.
Вечер Подготовка задач руководителем на следующей день.
Недостатки: некому отвечать на звонки клиентам, нельзя оперативно удовлетворять заявки.

Но закралась мысль, что я сижу и изобретаю велосипед. У кого как построена работа по контролю и постановке задач программистам?