Для решения подобного рода задач предназначен RLS (контроль доступа на уровне записей).
Вам необходимо выделить в картотеке номенклатуры какой-то признак, на основании которого вы сможете настроить контроль доступа на уровне записей (может быть группа закупщиков, может быть группа инвентаризации или может быть какая-нибудь финансовая аналитика).
Насчет интерфейса — дело вкуса. Мне, например, не приходится по вкусу интерфейс 1С
и 2007-го офиса. Привыкайте.